Habilidades para Ser un Administrador de Importación / Exportación Exitoso

Manejar la logística puede ser un trabajo desafiante. Estas habilidades te ayudarán a superar el desafío.

El trabajo de un gerente de exportación / importación en cualquier parte del mundo puede ser extremadamente desafiante, más aún si trabaja con pequeñas y medianas empresas o pymes porque estas organizaciones tienden a sufrir limitaciones de recursos.

Los gerentes de exportación / importación pueden, por ejemplo, a menudo tener que hacer malabarismos con un número creciente de tareas todos los días: planificar y coordinar los envíos y supervisar la entrega, administrar a los clientes y al personal y garantizar que los envíos cumplan con las leyes nacionales, así como con las exportaciones, el comercio y las finanzas internacionales.

Como ocurre con cualquier otro trabajo, tener las habilidades adecuadas para todo este trabajo no solo les ayudará a completarlo de manera eficiente, sino que les asegurará su crecimiento profesional.

En este blog, enumeramos nueve habilidades, que van desde habilidades financieras y tecnológicas hasta habilidades de comunicación e interpersonales, que los gerentes de exportación / importación deben tener o deben desarrollar para mejorar en sus trabajos. Si bien algunas de estas habilidades son específicas de los gerentes de exportación / importación, otras son habilidades que cualquier persona que trabaje en un espacio profesional puede usar.

Si usted es un gerente de exportación, importación o logística o aspira a serlo, esperamos que este artículo lo inspire a actualizar sus habilidades o incluso a aprender nuevas habilidades.

Aquí están las 9 habilidades para ser un administrador de exportación / importación exitoso

1. Comprensión de las finanzas y los presupuestos

Cualquiera en los negocios debe tener conocimientos financieros porque esa es la clave del éxito financiero, y esto también es válido para los gerentes de exportación / importación.

Entre otras habilidades financieras, los gerentes de exportación / importación deben tener la capacidad de comprender los sistemas contables y contribuir al proceso de presupuestación.

Los presupuestos son esencialmente planes de gastos que ayudan a las empresas a establecer metas y prioridades para el año financiero. Algunas responsabilidades de los gerentes de exportación / importación incluyen la redacción de informes de gastos, ayudar a determinar los presupuestos y garantizar que los equipos se apeguen a los presupuestos aprobados.

Las habilidades financieras son especialmente valiosas para los gerentes de exportación / importación que trabajan con pequeñas empresas porque estas organizaciones a menudo operan con presupuestos pequeños y cualquier desviación de los presupuestos aprobados puede dañar la empresa.

2. Comprensión de la tecnología

A menos que haya vivido bajo una roca durante las últimas dos décadas, utilizará tecnología básica como computadoras portátiles y de escritorio, teléfonos inteligentes, plataformas en la nube y aplicaciones basadas en la web.

Entre otras cosas, la tecnología ha ayudado a las pequeñas empresas a aprovechar el capital de manera eficiente, mejorar el servicio al cliente, minimizar los costos al automatizar las tareas rutinarias, llevar la documentación en línea y acceder a los mercados globales. Ha ayudado a estas organizaciones a ser más eficientes y competitivas.

Dado que las interrupciones causadas por la pandemia de Covid-19 obligan a las empresas de todo el mundo a adoptar la tecnología o acelerar su transformación digital para sobrevivir, es aún más importante que las pymes sepan cómo aprovechar la tecnología para mantenerse relevantes y competitivas de manera rápida.

Los gerentes de exportación / importación deben estar familiarizados con las siguientes herramientas tecnológicas en particular:

  • Software de gestión de inventario: este software permite a las empresas realizar un seguimiento de las existencias, planificar la producción, las adquisiciones y las ventas e incluso evitar el agotamiento o el exceso de existencias. Esto ayuda a aumentar la productividad, la eficiencia, mejora el flujo de caja y, posteriormente, conduce a ahorros de costos.
  • Herramientas de gestión de proyectos: estas herramientas ayudan a planificar y programar los trabajos que se deben realizar, a colaborar con los colegas y a documentar y evaluar sin complicaciones.

3. Comprensión de los requisitos de cumplimiento del comercio internacional

Reglas complejas gobiernan la importación y exportación de bienes entre países. El cumplimiento comercial es el proceso de comprensión y conformidad con las leyes y regulaciones de importación y exportación de un país y cualquier acuerdo comercial que haya firmado.

En la mayoría de las organizaciones, el cumplimiento comercial es responsabilidad del gerente de exportación / importación. Estos gerentes deben asegurarse de que ellos y otros empleados de la organización estén familiarizados con las leyes y regulaciones actualizadas de importación y exportación del país.

No hacerlo puede resultar en auditorías, sanciones e inspecciones de los envíos en la frontera, todo lo cual puede resultar costoso en más de un sentido.

Por ejemplo, cuando los envíos se detienen en los puertos para su inspección debido a problemas con la documentación o sospecha de violación de las leyes de cumplimiento comercial, además del riesgo de sanciones, estos retrasos pueden dañar su relación con su cliente, perjudicando su negocio a largo plazo.

Solo para dar un ejemplo, el país A puede decidir que no desea exportar equipo de defensa al país Z. Cuando las empresas del país A que fabrican este equipo continúan vendiendo al país Z porque no conocen estas restricciones, pueden ser abofeteado con penas severas.

4. Habilidades de trabajo en red

Una de las responsabilidades de un gerente de exportación / importación es interactuar con múltiples partes interesadas, como los clientes; proveedores como transitarios, proveedores de servicios de transporte; y representantes de agencias gubernamentales como funcionarios de aduanas.

Estas relaciones deben mantenerse y fomentarse.

Es fácil conectarse con los clientes mediante plataformas de redes sociales. La mayoría de estas plataformas le permiten crear fácilmente un perfil comercial que puede utilizar para interactuar con los clientes. Del mismo modo, una forma eficaz de construir redes con las partes interesadas de la industria y las agencias gubernamentales es asistir a eventos como conferencias y ferias que organizan estos organismos.

Fomentar esas relaciones tiene varias ventajas. Primero, fomenta la lealtad de los clientes y es una buena forma de atraer nuevos clientes. Dos, los proveedores de servicios y los funcionarios gubernamentales que conoce personalmente pueden responder mejor a sus necesidades si tiene problemas durante el proceso de exportación / importación. Tres, usted lleva estas relaciones a donde quiera que vaya, ayudándole a construir su carrera y reputación como experto en negocios de exportación e importación.

5. Habilidades analíticas

Todas las pymes quieren atraer más clientes y reducir costes. El análisis de datos les ayudará a hacer exactamente eso.

¿Cómo es eso posible, te preguntarás?

Las empresas generan datos todos los días, al igual que industrias enteras. El análisis de todos estos datos puede brindar a las empresas información sobre el comportamiento de los clientes, así como las demandas de los mercados nacionales e internacionales, lo que les permite tomar decisiones comerciales más informadas.

El análisis de datos tiene tres componentes clave: recopilar datos, analizar datos y obtener información a partir de los datos.

Los gerentes de exportación / importación, por ejemplo, podrían recopilar y analizar datos de clientes existentes, como estadísticas de ventas, para anticipar sus necesidades, brindándoles exactamente lo que buscan cuando lo deseen, aumentando las ventas en el proceso.

De manera similar, el análisis de los datos comerciales puede brindar a las empresas información sobre la demanda y la oferta de bienes y servicios en todo el mundo y también sobre su movimiento.

Estos conocimientos podrían orientar las decisiones relacionadas con la producción y la adquisición de materias primas de las cadenas de suministro globales. También puede ayudar a las empresas a decidir a qué mercados dirigirse o incluso cómo pueden mejorar el producto.

6. Responsabilidad y adaptabilidad

La rendición de cuentas se refiere al acto de asumir la responsabilidad o la propiedad de su trabajo, la adaptabilidad se puede definir como la capacidad o voluntad de una persona para cambiar su forma de pensar o los procesos establecidos para adaptarse a circunstancias nuevas o cambiadas.

Ambas habilidades son útiles para que los gerentes de exportación / importación las tengan o las desarrollen. La responsabilidad genera confianza con las personas con las que interactúa internamente (como los miembros del equipo) y externamente (con clientes, proveedores y representantes de agencias gubernamentales). De manera similar, un gerente que se adapta está mejor equipado para enfrentar los desafíos que le presenta su trabajo altamente estresante.

De hecho, un informe de 2019 de la BBC dijo que la adaptabilidad es una de las habilidades más importantes para una carrera exitosa. Decía: «El rápido cambio tecnológico significa que los trabajadores deben seguir aprendiendo, hasta el punto en que la capacidad de adaptación, su coeficiente de adaptabilidad (AQ), se está convirtiendo en el factor X para el éxito profesional».

7. Capacidad para recibir comentarios

La mayoría de las empresas existen para aportar valor a la vida de un cliente en particular. Por lo tanto, los comentarios de los clientes son muy importantes y siempre deben tenerse en cuenta. Un gerente de exportación / importación trabaja en estrecha colaboración con los clientes y no solo debe tener la capacidad de recibir cualquier comentario de manera positiva, sino también de actuar en consecuencia.

Mantener siempre al cliente en el centro mejorará la reputación de su empresa y también generará ventas de boca en boca, lo cual es excelente para las empresas a largo plazo.

  • El 70% de los clientes están dispuestos a pagar más por un mejor servicio al cliente;
  • El 62% de los clientes B2B y el 42% de los B2C realizan compras futuras con una empresa después de tener una buena experiencia de compra;
  • El 66% de los clientes B2B y el 52% de los B2C dejaron de comprar después de una mala experiencia desde la primera compra.

8. Habilidades de comunicación 

Un gerente de exportación / importación tiene que tratar con varias partes interesadas, como clientes, proveedores de servicios de transporte, representantes gubernamentales, etc. La comunicación clara y concisa es fundamental para evitar malentendidos con estas personas. Asegúrese siempre de que las personas con las que trata entiendan claramente lo que quiere decir y, lo que es más importante, escuche atentamente y comprenda lo que los demás tienen que decir.

El correo electrónico sirve como una gran herramienta para mantener el contacto con las diferentes partes interesadas con las que se conecta y para establecer relaciones con ellos.

9. Capacidad para manejar el estrés

Los gerentes de exportación e importación a menudo se verán obligados a tomar decisiones rápidas en circunstancias estresantes. Por ejemplo, puede encontrar que un envío se ha retrasado, la carga se ha dañado o los pagos no se han entregado según lo programado.

Todo esto puede generar una gran cantidad de estrés para usted y el cliente y también requiere una rápida toma de decisiones sobre cómo desea proceder. Esta es la razón por la que la capacidad de tomar decisiones tranquilas y mesuradas en medio de una crisis es una habilidad valiosa que debe tener un gerente de exportación / importación.

Conclusión

Recuerde que esta lista de habilidades y cualidades deseables que deben tener los gerentes de exportación / importación no es una lista exhaustiva, sino una guía para aquellos de ustedes que desean mejorar su juego y construir su reputación y carrera como expertos en la exportación / importación o industria logística.

Siendo cada vez más empresas dedicadas a la importación y exportación de bienes y servicios que precisan del adecuado asesoramiento de expertos, como despachantes de aduana, en comercio exterior y aduanas, Sudamerican Export se ha dedicado a la constante actualización y especialización, con la mística que todo cambio genera, no solo desafíos sino también de oportunidades. Acuda a ellos si necesita ayuda con importadores.

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