1. Punto de partida. Un buen sistema de gestion para pymes, afirman los especialistas, permite a una pyme reducir en un 50% los tiempos de fabricación; mejorar en un 100% la productividad y bajar en 67% los tiempos de producción cotizados. Pero el punto de partida es encontrar para qué se quiere el ERP. La evaluación, recomienda Javier Kuron, socio de Crystalis Consulting, deberá basarse en analizar el valor agregado, la relación costo-beneficio, la cobertura de los procesos, adaptabilidad a la cultura de la pyme, escalabilidad, soporte y garantía del proveedor. Fernando Barilari, director Regional de Infor Cono Sur, recomienda investigar si el proveedor tiene referencias de clientes y preguntar sobre qué tecnología opera la solución.
2. Integración. “Es importante integrar la información de las áreas: Comercial, Finanzas, Distribución, Manufactura”, sugiere Guillermo Vivot, director General de Softland Argentina. Se debe desarrollar un proyecto de implementación que mantenga el cambio en el tiempo. “Uno no compra una solución sino una herramienta para resolver problemas”, sostiene Kuron.
Cultura organizacional. La firma debe estar preparada para la incorporación de la solución, que generará cambios en el modo de trabajar. “Están preparadas para trabajar bajo un entorno de empresa que tenga definidos sus procedimientos y reglas de control y auditoría; por eso, es fundamental un buen proceso de comunicación interna”, sugiere Vivot. Los especialistas recomiendan a las pymes asesorarse por el tiempo que llevará la implementación, el servicio de soporte después de ventas y la capacitación para empleados. “Hay que preparar a la empresa para el cambio. Es un proceso demandante, que va a dar sus frutos recién al final de camino”, agrega Blas Briceño, miembro de la comisión directiva de CESSI y director de Finnegans.
4. Facilidad. Se puede tener un software potente pero, si la gente no lo entiende, la firma se comprará un problema. “Se debe evaluar su flexibilidad para permitir una rápida implementación y aprovechar un sistema contable para pymes”, recomienda Felipe Girado, director Comercial de Axxon Consulting. “El proveedor debe ofrecer tecnologías que incluyan aplicaciones flexibles como los servicios basados en la Web, con plataformas de integración, fuentes abiertas, cloud computing, movilidad, funcionalidad del tipo de redes sociales”, comenta Barilari. Existen ERP gratuitos, accesibles online, pero menos flexibles, y muy genéricos. “A veces, hay software disponible, pero es obsoleto, propietario o limitado, y es necesario un análisis de situación previo, para no repetir errores”, agrega Briceño.
5. Costos. “Buscar un proveedor financieramente estable, con investigación agresiva que garantice que la inversión esté protegida. Para poder contar con una perspectiva precisa, se debe considerar el costo total del software, implementación, servicios y mantenimiento que afectarán al negocio durante los próximos cinco años”, comenta Barilari. Vivot recomienda considerar otros costos asociados, como capacitaciones futuras, acceso a nuevas versiones, actualizaciones legales e impositivas. “Cuando se puede adoptar una solución en la nube y no necesita costos de hardware ni licenciamiento, tiene que invertir en la implementación de la solución. Una implementación general parte de los u$s 10.000”, concluye Briceño.
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